Metoda 5S to część lean management, która początkowo wywodzi się z systemu zarządzania Systemem Produkcyjnym Toyoty. Metoda ta skupia się na zorganizowaniu miejsca pracy (zarówno na stanowisku produkcyjnym, jak i biurowym) w taki sposób, by poprawić wydajność, efektywność i bezpieczeństwo pracowników. Nazwa metody pochodzi od pięciu pierwszych liter japońskich słów: seiri (sortowanie/ segregacja), seiton (systematyka/ organizacja), seiso (sprzątanie), siketsu (standaryzacja), shitsuke (samodyscyplina i przestrzeganie zasad).

1. Krok pierwszy – Seiri – Sortowanie/ Segregacja

Jest to przejrzenie całego wyposażenia stanowiska pracy (narzędzi, materiałów) i przesortowanie na to, co jest zbędne i niezbędne. W celu ułatwienia selekcji pomogą następujące pytania: Jaki cel ma ten przedmiot? Kiedy był ostatnio używany? Przez kogo? Jak często? Czy jest tutaj naprawdę potrzebny?

2. Krok drugi – Seiton – Organizacja miejsca pracy

Po selekcji niezbędnych narzędzi pracy, przychodzi kolej na organizację miejsca. Należy rozmieścić je w taki sposób, by były one łatwo dostępne i w odpowiedniej ilości. Narzędzia powinny być ustawione w kolejności częstotliwości używania, uwzględniając przy tym bezpieczeństwo i ergonomię.

3. Krok trzeci – Seiso – Sprzątanie

Zachowywanie czystości na stanowisku pracy to oczywisty obowiązek każdego pracownika. Ma to bezpośredni wpływ na bezpieczeństwo i ograniczenie strat. Porządek na stanowisku Z zwiększa również wydajność oraz kreatywność u pracowników produkcji oraz pracowników biurowych.

4. Krok czwarty – Siketsu – Standaryzacja

Polega na wdrożeniu i utrzymaniu ustalonego planu działania, który będzie kontrolowany przez wyznaczoną do tego osobę. Ważne jest także oznaczenie narzędzi stanowiska różnymi etykietami, dzięki czemu łatwiej będzie się na nim odnaleźć każdemu pracownikowi.

5. Krok piąty – Shitsuke – Samodyscyplina

Kluczem do utrzymania wdrożonych już planów, jest samodyscyplina. Pracownicy powinni przestrzegać ustalonych zasad oraz mieć przekonanie o ich atutach. Dzięki temu, dla każdego pracownika organizacja będzie naturalna. Pomocne w tym kroku będą audyty lub tablica  kamishibai.

Aby po wprowadzeniu, metoda 5S odniosła sukces, należy wziąć uwagę fakt, że działania muszą być systematyczne. Istotna na wszystkich płaszczyznach organizacji jest komunikacja, kontrola stanowisk oraz wdrażanie nowych pomysłów a także rozwój pracowników poprzez różnego rodzaju szkolenia i kursy.